O problema
Toda semana, um gestor recebia a pauta de audiências e perícias trabalhistas — cerca de 150 compromissos — e decidia, caso a caso, quem compareceria: advogado interno, gestor ou correspondente externo. A distribuição era feita à mão, por e-mail e planilha, considerando carteira de cada advogado, região, tipo de audiência e disponibilidade.
Além do tempo consumido, o processo manual tinha um ponto cego: conflitos de horário entre compromissos só eram percebidos em cima da hora — e chegaram a acontecer.
O que foi construído
Construímos um sistema que recebe a pauta semanal e a distribui automaticamente, aplicando as regras do escritório: carteiras fixas, alocação por cliente e região, nível de senioridade exigido por tipo de audiência e balanceamento de carga entre os advogados. As regras ficam em formato editável pela própria equipe jurídica, sem depender de programador.
O sistema detecta conflitos de horário considerando a duração de cada tipo de compromisso, identifica quando o mesmo advogado já estará no local e pode acumular pautas, e encaminha automaticamente: cada advogado recebe seus compromissos no calendário com lembrete no dia, gestores recebem a planilha consolidada e as pautas de correspondentes seguem para o responsável pela contratação.
O resultado
Cerca de 600 audiências por mês distribuídas automaticamente entre dezenas de advogados internos e correspondentes externos em várias cidades. O trabalho do gestor caiu de uma tarefa semanal de montagem para uma revisão de exceções, e os conflitos de agenda passaram a ser detectados antes da distribuição, não na véspera da audiência.
Antes da virada para produção, o sistema foi validado contra semanas reais de pauta, reproduzindo as decisões humanas com fidelidade total. Segue em uso semanal e em manutenção contínua.